Od 2. januarja 2016 je zahtevana uporaba davčne blagajne ob gotovinskem plačilu blaga ali storitve – torej v primeru plačila z bankovci, kovanci, plačilno kartico ali s čekom. Tako mora zavezanec v tem primeru izdati račun prek elektronske naprave, ki izpolnjuje predpisane pogoje in omogoča izvedbo postopka potrjevanja računa, in ga izročiti kupcu blaga oz. naročniku storitve.
Kako mora biti sestavljen račun, določa 82. člen Zakona o davku na dodano vrednost). Davčni zavezanec, ki izda račun, mora na njem navesti:
- zaporedno številko
- podatke izdajatelja iz ustreznega registra (poslovnega/sodnega).
- kraj izdaje,
- datum izdaje,
- datum opravljene storitve/datum dobave blaga,
- datum plačila,
- opredelitev zaračunane storitve,
- znesek brez DDV, stopnja DDV, znesek DDV (če je izdajatelj zavezanec za DDV) in
- znesek za plačilo
- podpis ali žig
Žig ni obvezen, saj lahko zavezanec posluje brez žiga. Davčni zavezanec mora biti pozoren predvsem pri opredelitvi zaračunane storitve. Bistveno je, da je nedvoumno razvidno, zakaj je določen znesek zaračunal.
Ali pa to lahko uredite preko aplikacije »mini blagajna« ali katere druge oblike davčne blagajne pri katerem od ponudnikov. Mini blagajna predstavlja brezplačno in ekonomično rešitev za podjetnike.
Mini blagajna in hkrati vezana knjiga računov
V primeru manjšega števila izdanih računov, kjer se storitev ali izdelek plača z gotovino, je od 1.1.2018 dalje omogočena trajna možnost izbire uporabe vezane knjige računov za izdajanje računov izven poslovnih prostorov (npr. na tržnici). Zavezanec, ki uporablja tako, vezano knjigo računov, mora davčnemu organu prek elektronske povezave poslati podatke o računih, izdanih z uporabo vezane knjige računov. To mora storiti do 10. dne v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem je bil račun izdan. To lahko potemtakem stori tudi z uporabo Mini blagajne.
Mini blagajna se lahko uporablja na računalniku, prenosnem računalniku ali celo tablici. Mini blagajna omogoča tudi tiskanje računov, kot tudi shranjevanje v ».pdf« obliki.