Dnevnice – službena pot v domovini
Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba višino neobdavčenega zneska dnevnice določa v odvisnosti od časa trajanja službenega potovanja. Znesek neobdavčene dnevnice se zmanjša, če stroški prenočevanja na službenem potovanju vključujejo zajtrk (povezava 4. člen in tretji odstavek 6. člena Uredbe).
| Službeno potovanje | nad 12 do 24 ur | nad 8 do 12 ur | nad 6 do 8 ur |
| v Sloveniji | 21,39 eur | 10,68 eur | 7,45 eur |
| V Sloveniji – zajtrk plačan | 90 % zneska | 85 % zneska | / |
Za službena potovanja v Sloveniji Uredba ne določa zmanjšanja dnevnice, če ima delojemalec zagotovljene brezplačne obroke, zato je smiselno, da delodajalec te primere uredi z notranjim aktom, v katerem opredeli, da se v teh primerih pripadajoča dnevnica zmanjša oz. ne izplača.
Pri davčni obravnavi je treba izhajati iz vsebinske opredelitve dnevnice. Delodajalec povračilo stroškov prehrane na službeni poti izplača v obliki dnevnice. Ostale stroške, ki jih ima delavec na službeni poti, pa delavec dobi povrnjene na podlagi dokazil, kot so: račun za nočitev, račun za javna prevozna sredstva (oziroma v primeru uporabe lastnega vozila kilometrina na podlagi potnega naloga), račun za ostale stroške (primeroma parkirnina). Povračilo teh stroškov ni zajeto v višino dnevnice, iz česar sledi, da dnevnica po vsebini pomeni zgolj povračilo stroškov prehrane. Pravica do povračila stroškov prehrane oziroma dnevnice je tako lahko pogojena samo z dejanskim nastankom stroškov prehrane na službenem potovanju. Če so stroški prehrane na službenem potovanju všteti v ceno druge storitve, ta pa je plačana, v primeru hkratnega izplačila dnevnice pride do dvakratnega povračila teh stroškov.
Iz navedenega izhaja, da se dnevnica in zagotovljena prehrana na službenem potovanju izključujeta. Prav tako tudi ni mogoče obeh hkrati obravnavati kot dohodek, ki se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.
Tretji odstavek 4. člena Uredbe določa: »če je narava dela takšna, da se pretežno opravlja izven sedeža delodajalca, in se delo opravlja na območju Slovenije, delojemalec pa se vsak dan vrača v kraj, kjer prebiva, se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne glede na določbe prvega odstavka tega člena ne všteva povračilo stroškov za prehrano med delom, do višin in pod pogoji, ki so določeni v 2. členu te Uredbe«. Iz tretjega odstavka 4. člena Uredbe tudi izhaja, da določba tega odstavka ne velja za delo v tujini, temveč le v primerih, ko se delo, na katero je bil delavec napoten, opravlja na območju Slovenije.
Izraz v »pretežni meri« ne moremo razumeti izključno samo z vidika števila dni, temveč je pomembno tudi ali je narava dela taka, da se izvaja na terenu, torej izven sedeža delodajalca. Iz opisa posameznega delovnega mesta (pogodba o zaposlitvi, sistemizacija delovnih mest, kolektivna pogodba) je razvidno, za kakšno delo gre. Za nekatere poklice ali skupine poklicev je jasno, da se delo lahko opravlja le pretežno izven sedeža delodajalca, npr. gradbeni delavci, serviserji, akviziterji, itd. Ni pa mogoče opredeliti enotnih kriterijev, na osnovi katerih bi se preverjala »pretežna mera«, saj se v praksi pojavljajo zelo različni primeri, ki se jih ne da poenotiti.
Dnevnice – službena pot v tujini
Neobdavčeni znesek dnevnice za službeno potovanje v tujino se določi v odvisnosti od trajanja službene poti glede na višino zneska, ki je za posamezno državo oziroma območje določen v Uredbi o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino – Uredba za tujino. Višina neobdavčenega zneska dnevnice se določa v odvisnosti od časa trajanja službenega potovanja (drugi odstavek 4. člena Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba)
| Službeno potovanje | nad 14 do 24 ur | nad 8 do 14 ur | nad 6 do 8 ur |
| v tujini | znesek po Uredbi za tujino | 75 % zneska po Uredbi za tujino | 25 % zneska po Uredbi za tujino |
Uredba za tujino v 8. členu določa, da se delojemalcu za pokritje stroškov obračuna 20 % pripadajoče dnevnice, če je na službenem potovanju v tujini zagotovljena brezplačna prehrana. Velja tudi, da za odsotnost nad 14 do 24 ur delojemalcu pripadajo trije obroki prehrane, za odsotnost nad 8 ur do dva obroka in za odsotnost nad 6 ur en obrok prehrane.
Pri odsotnosti nad 14 do 24 ur se za zagotovljeni brezplačni zajtrk dnevnica iz prvega odstavka 7. člena Uredbe za tujino zmanjša za 10 %, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa za 35 %. Pri odsotnosti nad 10 do 14 ur se za zagotovljeni brezplačni zajtrk pripadajoče dnevnice iz drugega odstavka 7. člena Uredbe za tujino zmanjša 15 %, za brezplačno kosilo oziroma večerjo pa 40 %.
Uredba za tujino ne določa načina izračunavanja dnevnic za službena potovanja, prav tako ne določa, da se čas trajanja za posamezno dnevnico računa po datumih, temveč je čas določen v urah. Praviloma je višina dnevnice in način izračuna določen v kolektivnih pogodbah oziroma splošnih aktih delodajalca. Za javne uslužbence je tako pri izračunu dnevnice, v primeru službene poti v tujino, treba upoštevati določilo 5. člena Uredbe za tujino, ki določa, da se dnevnice, ki veljajo za državo, v katero se službeno potuje, obračunajo za celoten čas trajanja službenega potovanja, ki se izračuna v urah od datuma in ure začetka potovanja do datuma in ure, ko se službeno potovanje zaključi. Na tej podlagi se najprej ugotovi število celih dnevnic za vsakih 24 ur potovanja, za preostanek ur pa se dnevnica ugotovi v skladu z drugim odstavkom 7. člena Uredbe za tujino. Če kolektivna pogodba ali drug splošen akt, ki zavezuje posameznega delodajalca, ne določa načina izračuna dnevnice, lahko le-ta smiselno upošteva določila 5. člena Uredbe za tujino. Pomembno je, da so stroški dokumentirani in izkazani s potnim nalogom.
Uredba za tujino ne določa, v kakšni višini se obračuna dnevnica za službeno pot v tujini, ko je pot opravljena na ozemlju dveh ali več držav. Dnevnica se lahko obračuna v višini dnevnice, ki velja za državo, v kateri je končni cilj zaključka službene poti. Če na službeno pot vplivajo okoliščine in dejstva, zaradi katerih tak obračun ne bi bil pravilen, se lahko višina neobdavčene dnevnice obračuna tudi v sorazmerju glede na prebiti čas potovanja na ozemlju posamezne države. Neobdavčen znesek dnevnice se izračuna upoštevajoč sorazmerni čas potovanja v posamezni državi, pri tem pa celoten znesek neobdavčenih dnevnic ne more biti višji, kot znaša znesek dnevnic, upoštevajoč celoten čas službene poti.
Če je delavec na službenem potovanju v tujini, se tudi takrat, ko je narava dela takšna, da se opravlja pretežno zunaj sedeža delodajalca in se delojemalec vsak dan vrača v kraj, kjer prebiva, za davčne namene prizna neobdavčeni znesek dnevnice v skladu z drugim odstavkom 4. člena Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba.
Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju
Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo do višine dejanskih stroškov za prevoz z javnimi prevoznimi sredstvi ali za najem osebnega avtomobila. Povračilo stroškov prevoza se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom, dokazili in z računi. Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza.
Za povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju se, v skladu s 5. členom Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba, šteje tudi povračilo stroškov za takse (letališke takse, peronske karte in podobno), povračilo stroškov za gorivo, če se uporablja službeno vozilo, cestnine in parkirnine ter povračilo stroškov za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage.
Če delojemalec uporablja službeno vozilo in ga lahko uporablja tudi v privatne namene, podjetje pa mu ne zagotavlja goriva za opravljene poti v privatne namene, je treba dejanske stroške goriva sorazmerno razmejiti. Razmejitev stroškov goriva med stroški za službene in stroški za privatne vožnje mora biti pregledna in dokumentirana z verodostojnimi dokazili.
Če delojemalec za službeno pot uporablja lastno prevozno sredstvo, se povračilo stroškov prevoza ne všteva v davčno osnovo do višine 0,37 eur za vsak prevožen kilometer.
Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju
Povračilo stroškov prenočevanja na službenem potovanju se ne všteva v davčno osnovo do višine dejanskih stroškov prenočevanja, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi (6. člen Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba).
Povračilo stroškov za plačane premije za individualno zdravstveno zavarovanje z medicinsko asistenco v tujini
V skladu s 4.a točko prvega odstavka 44. člena Zakona o dohodnini – ZDoh-2 se v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ne všteva povračilo stroškov delojemalcu za plačane premije za individualno zdravstveno zavarovanje z medicinsko asistenco v tujini, kadar gre za zavarovanje, ki velja v vseh državah sveta, in kadar:
- je sklenitev takega zavarovanja vezana le na opravljanje službenih nalog na službenem potovanju v tujini,
- je povračilo stroškov sklenitve takega zavarovanja na voljo vsem delojemalcem, ki službeno potujejo v tujino, in
- tako zavarovanje krije nujno pomoč, prevoze in storitve (zavarovanje je sklenjeno za najnižji obseg tveganja/pravic oziroma najnižjo višino kritja);
Da se povračilo stroškov ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja morajo biti zgoraj navedeni pogoji izpolnjeni kumulativno.