Na splošno velja, da so zavezanci za davčno potrjevanje računov oziroma za uporabo davčne blagajne vsi tisti, ki izpolnjujejo tri pogoje:
- Vodijo poslovne knjige in evidence;
2. izdajajo račune za dobavo blaga in storitev;
3. za dobavljeno blago in storitev sprejemajo gotovinsko plačilo.
Iz odgovorov na vprašanja o zakonu o davčnem potrjevanju računov izhaja, da so v prvi vrsti zavezanci za vodenje poslovnih knjig in evidenc gospodarske družbe, samostojni podjetniki, »popoldanski« samostojni podjetniki, razna društva.
Vendar pa morajo poslovne knjige voditi tudi vsi tisti, ki pridobivajo dohodek iz dejavnosti. Zato bodo zavezanci, če bodo izpolnili tudi ostala dva pogoja, tudi odvetniki, notarji, zobozdravniki, samostojni športniki in kulturniki pa tudi sobodajalci.
Določene evidence morajo voditi tudi zavezanci, ki ugotavljajo davčno osnovo od dohodka iz dejavnosti z upoštevanjem normiranih odhodkov, t. i. normiranci.
Če prejemajo plačila z gotovino, bodo morali davčno potrjevati račune tudi normiranci.
Poslovnih knjig in evidenc pa ni potrebno voditi nekaterim kmečkim gospodinjstvom, kmetom, ki opravljajo osnovno kmetijsko in gozdarsko dejavnost, tistim, ki se jim davčna osnova ugotavlja na podlagi katastrskega dohodka ali tistim, ki niso zavezanci za DDV. Če kmečko gospodinjstvo vstopi v sistem DDV in posluje z gotovino, pa bo moralo prav tako davčno potrjevati račune.
Davčne blagajne in gotovinsko plačilo
Po Zakonu o davčnem potrjevanju računov se za gotovino ob bankovcih in kovancih štejejo tudi plačilne in kreditne kartice, čeki in drugi podobni načini plačila, ki niso neposredno nakazilo na transakcijski račun zavezanca. Kot plačilo z gotovino se šteje tudi plačilo preko poštne nakaznice.
Za plačilo z gotovino pa se ne šteje neposredno nakazilo na transakcijski račun zavezanca, plačilo preko UPN obrazca in plačilo s pomočjo PayPal in sorodnih načinov transakcije denarja.
In kdo mora izdati račun?
Račune morajo izdajati vsi, ki neodvisno opravljajo katerokoli gospodarsko dejavnost – to pomeni proizvodno, predelovalno, trgovsko ali storitveno dejavnost, kmetijsko ali poklicno dejavnost pa tudi izkoriščanje premoženja in premoženjskih pravic. Davčni zavezanec je tudi vsak, ki sicer samo občasno komu drugemu proda nov avtomobil ali drugo prevozno sredstvo.