Od uvedbe davčnih blagajn je ena od nočnih mor blagajnikov kakršnokoli spreminjanje računov. Številni niti ne vedo, v katerih primerih račun lahko spreminjajo in kako to storiti. Takšen primer je denimo, ko blagajnik že izda »navaden« račun, kupec pa ga želi na ime podjetja.
Če ste že izdali in davčno potrdili račun, stranka pa želi, da je račun na ime podjetja, lahko že izdani račun spremenite. Računa ne stornirate, ampak ga samo spremenite. In znova davčno potrdite.
Zagotovo se je že zgodilo, da ste že izdali in davčno potrdili račun, potem pa vam je stranka povedala, da želi račun na ime podjetja in z njegovo identifikacijsko oznako za DDV. Kaj v tem primeru narediti? Je sploh mogoče kaj urediti, je treba izdati nov račun? Kaj potem narediti s starim, ki je tudi že davčno potrjen?
V tem primeru lahko spreminjate brez storna
V takšnem primeru prvotno izdanega računa ne stornirate, ampak ga zgolj spremenite in izdate spremenjenega, ki vsebuje podatke stranke. Torej še enkrat: ne stornirate prvotnega računa in ne izdate novega, ampak zgolj spremenite isti račun. Kar pomeni, da je edina sprememba, ki jo naredite na računu, ta, da vnesete ime stranke in njeno davčno številko. Spremenjeni račun mora imeti isto številko računa ter isti datum in čas izdaje kot prvotni račun. Torej dejansko spreminjate isti račun in ne gre za izdajo novega. Če bi izdali novega, torej takšnega z novo številko in časom izdaje, bi morali prvotnega stornirati.
Ta postopek ni splošno dovoljen
Na Fursu sicer opozarjajo, da je poznejše neposredno spreminjanje vsebine računa brez predhodnega storniranja prvotnega računa in izdaje novega možno le v izjemnih primerih, ko to dopuščajo računovodski in davčni predpisi. Pravijo, da je pred vsakim konkretnim primerom treba ugotoviti, ali je takšno spreminjanje dopustno. Tak primer so tudi situacije, ko denimo blagajna izdaje računa na ime stranke sploh ne omogoča, zato je treba račun pozneje spremeniti na informacijskem pultu.
Zgolj spreminjanje računa denimo ni mogoče, če ste izdali račun za plačilo, ki naj bi ga kupec poravnal z nakazilom na vaš transakcijski račun, torej brez elementov, ki jih zahtevajo davčne blagajne, potem pa vam kupec prinese gotovino. V tem primeru ne morete zgolj spremeniti podatkov o prvotnem računu in izdati spremenjenega.
Spremenjen račun davčno potrdite
Kadar je torej dovoljeno, da naknadno spreminjate podatke neposredno na računu, denimo v primeru, ko morate na račun vnesti ime in davčno številko stranke, v davčno potrjevanje pošljete celoten spremenjen račun. Furs bo v tem primeru za podatke o izdanem računu štel zadnje prejete podatke o tem računu.
Kaj konkretno davčno potrjujete
Ko davčno potrjujete spremenjeni račun, na Furs poleg podatkov o spremenjenem računu pošljete tudi podatke o prvotnem računu, ki ga spreminjate. Med te podatke sodijo številka prvotnega računa ter datum in čas izdaje prvotnega računa. Podrobneje v tem primeru gre za element , pojasnjujejo na finančni upravi. Čeprav številko računa in datuma izdaje ne spreminjate, torej ta dva podatka ostajata na računu enaka, morate ob davčnem potrjevanju spremenjenega računa na Furs poslati podatek o zaporedni številki spremembe, torej za katero spremembo po vrsti gre, ter datum in čas spremembe. Podrobneje to pomeni, da mora element vsebovati tekst »CHSEQ#nDTYYYY-MM-DDTHH:MM:SS«, pri čemer »n« pomeni zaporedno številko naknadne spremembe računa (n = 1,2,3,4 …), »YYYY-MM-DDTHH:MM:SS« pa datum in čas spremembe računa, pojasnjujejo na finančni upravi.
ZOI ostane enak, EOR nov
Zaščitna oznaka izdajatelja računa (ZOI), to je oznaka, ki jo izračuna blagajna, bo ob izdaji naknadno spremenjenega računa ostala enaka, saj se podatki, na podlagi katerih se ZOI izračuna, niso spremenili. Ko boste tak spremenjen račun davčno potrdili, pa boste od Fursa dobili novo enkratno identifikacijsko oznako računa (EOR).
Podatke o izvornem računu in o vseh naknadnih spremembah računa je treba hraniti. Na Fursu pojasnjujejo, da je treba hraniti ZOI in EOR prvotnega in spremenjenega računa.
Podrobna navodila, torej posamezne korake, kako konkretno pošiljate v potrjevanje spremenjen račun, dobite med Fursovimi vprašanji in odgovori, natančneje v odgovoru 193. Dobite jih na povezavi (www.fu.gov.si).
Če »zmrzne« tiskalnik, račun stornirate
Kaj pa narediti z računom, če je z njim vse v redu, ste ga že davčno potrdili, potem pa tiskalnik »zmrzne« v ključnem trenutku, torej ko bi moral račun natisniti. Stranka v tem primeru ne bo čakala, da se vaš tiskalnik zbudi, zato je treba zadevo rešiti v čim krajšem času. Na Fursu pojasnjujejo, da v takem primeru ravnate tako, kot velja za primere, ko blagajna ne deluje. Čeprav ste račun že davčno potrdili, stranki izdate nov račun iz vezane knjige (VKR). Zato je pomembno, da imate v predalu vedno kakšen vnaprej potrjen VKR.
Račun, ki ste ga pred tem že davčno potrdili, a ga tiskalnik ni natisnil, stornirate. Podatke o računu, ki ste ga izdali iz vezane knjige v času, ko tiskalnik ni deloval, morate v dveh delovnih dneh od dneva, ko tiskalnik ni deloval, davčno potrditi. »Praviloma bodo zavezanci, ki bodo za izdajanje računov uporabljali le VKR, račune iz VKR v potrjevanje pošiljali prek Mini blagajne, medtem ko bodo zavezanci, ki bodo VKR uporabljali le ob okvari davčne blagajne, račune iz VKR v potrjevanje pošiljali prek davčne blagajne,« na finančni upravi pojasnjujejo, kako naknadno potrdite račun, ki ste ga izdali iz VKR.
Kaj pa, če se zmotim pri vnašanju podatkov v Mini blagajno?
Kdor za izdajanje računov uporablja vezano knjigo, se lahko zmoti pri davčnem potrjevanju teh računov prek Fursove Mini blagajne. Če ste prek Mini blagajne sporočili napačne podatke o računu, naredite storno, ki pa ni dejanski storno računa. Gre zgolj za storno napačno sporočenih podatkov, pojasnjujejo na Fursu, saj je kupec dobil račun s pravimi podatki. Napačno potrjen račun je treba v celoti stornirati ter nato vnesti in potrditi račun s pravilnimi podatki.
Kako pravilno stornirate napačne podatke
Na Fursu pojasnjujejo, kako v tem primeru stornirate napačno vnesene podatke v Mini blagajno:
1. V meniju »Poročanje VKR računov« v seznamu »Poslovni prostor« izberete ustrezno oznako poslovnega prostora. V seznamu »Tip računa« izberete »VKR račun (STORNO)«. Kliknete gumb »Ustvari dokument«.
2. Odpre se obrazec za poročanje podatkov o računu, izdanem iz VKR. V meniju »Poročanje VKR računov« v izbirnem seznamu »Poslovni prostor« izberete ustrezno oznako poslovnega prostora. V izbirnem seznamu »Tip računa« izberete »VKR račun (STORNO)«. Kliknete gumb »Ustvari dokument«. Odpre se obrazec za poročanje podatkov o računu, izdanem iz VKR. V polja s podatki o računu (»Številka računa iz VKR«, »Serijska številka VKR«, »Številka seta računa iz VKR«, »Datum izdaje računa iz VKR«, »Kraj izdaje računa iz VKR«, »Kupec ali naročnik«, »Naziv«, »Naslov«, »Poštna številka in pošta«, »DŠ ali ID za DDV«) vnesete iste podatke, kot so bili vneseni pri napačno poročanem računu. Polja, ki so bila tam napačno izpolnjena, morajo biti tudi tukaj napačno izpolnjena. Če ste se denimo zmotili pri vnašanju številke računa, tudi tokrat vnesete napačno številko računa.
3. V rubriki »Podatki o prvotnem računu« vpišete podatke o računu, ki ga stornirate. V izbirnem seznamu »Vrsta prvotnega računa« izberete »Račun iz VKR«. Nato v polja »Številka računa iz VKR«, »Serijska številka VKR«, »Številka seta računa iz VKR«, »Datum izdaje računa iz VKR« vnesete podatke o prvotnem računu, ki ga stornirate. V polja vnesete iste podatke kot v istoimenska polja pod točko 2.
4. V polja za zneske vnesete pripadajoče vrednosti z napačno poročanega računa, vendar z negativnimi predznaki.
5. Kliknite gumb »Shrani in poročaj«.
Nato po standardnem postopku vnesete in potrdite še pravilne podatke o izdanem računu.